Ý tưởng lưu trữ cho văn phòng: Thiết lập một hệ thống lưu trữ hiệu quả

Cách bạn nộp tài liệu của bạn và sắp xếp chúng phản ánh rất nhiều về hiệu quả của tổ chức của bạn. Không có hệ thống lưu trữ có thể được quy cho các loại ngẫu nhiên của các tệp riêng lẻ không được kết nối với nhau. Dán nhãn các tệp của bạn bằng tên và xóa chúng đi là không đủ để thiết lập và duy trì một hệ thống lưu trữ hiệu quả. Dưới đây là một số ý tưởng nộp đơn hiệu quả cho văn phòng:

>>> Tham khảo thêm: Tủ Hoà Phát

Phân loại tệp của bạn

Bước đầu tiên để có một hệ thống nộp đơn hiệu quả là tạo các danh mục rộng cho mọi loại tài liệu. Xem các tệp hoặc tài liệu hiện tại của bạn và bắt đầu sắp xếp chúng thành các danh mục rộng như tài chính, bảo hiểm, v.v ... Hãy nhớ rằng, trước tiên bạn phải phân loại chúng trong các danh mục rộng hơn và sau đó chuyển sang các danh mục cụ thể. Đừng lo lắng về việc tài liệu là hóa đơn thẻ tín dụng hay bảng sao kê ngân hàng.

Phân loại chúng hơn nữa

Bây giờ bạn đã sắp xếp chúng theo các danh mục chính, bạn có thể chuyển sang phân loại phụ. Lấy ví dụ, thư mục tài chính. Sắp xếp các giấy tờ trong thư mục tài chính của bạn vào các danh mục phụ như kiểm tra tài khoản, tài khoản thẻ tín dụng, v.v. Báo cáo ngân hàng có thể được nộp vào các tài khoản mà họ liên quan. Chúng có thể được sắp xếp ngoài danh mục thứ hai (tài chính - sao kê ngân hàng - tiết kiệm, séc, thẻ tín dụng, v.v.) giúp bạn dễ dàng xác định vị trí giấy tờ khi bạn cần.

Sử dụng mã màu

Hình ảnh luôn giúp não dễ dàng nắm bắt thông tin cũng như hồi tưởng nó. Mã màu làm điều đó. Chỉ định một màu khác nhau cho mỗi thể loại chính của việc nộp đơn. Ví dụ, mã màu tài chính là màu xanh lá cây. Sau đó phân bổ cùng màu cho các tệp của từng danh mục con được định vị dưới tên tài chính. Điều này làm cho rất nhiều ý nghĩa trong dài hạn. Việc triển khai mã màu đảm bảo lần sau khi bạn tìm kiếm một tài liệu cụ thể, bạn không phải duyệt qua một đống tệp vì tay bạn sẽ tự động chuyển sang màu danh mục.

Dán nhãn và lắp ráp từng tệp

Sau khi bạn chỉ định màu cho mỗi danh mục, hãy bắt đầu ghi nhãn cho mỗi tệp. Chuyển từ chung sang cụ thể trong khi ghi nhãn tài liệu. Ví dụ: thẻ tín dụng có nhiều loại khác nhau như Visa, MasterCard, v.v. Vì vậy, hãy gắn nhãn cho mỗi tệp thẻ tín dụng là - thẻ tín dụng: visa, thẻ tín dụng: thẻ chính, v.v. Nó làm cho nó dễ dàng hơn khi bạn sắp xếp chúng theo thứ tự abc. Cuối cùng, đặt các danh mục chính vào tủ hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái.

=>Đọc thêm https://chuyennoithatsaigon.blogspot.com/2018/12/meo-chon-ghe-boc-nem-thoai-mai.html