Lời khuyên hữu ích khi thiết kế phòng họp

Một phòng họp có thể để lại một ấn tượng mạnh mẽ về khách hàng. Nó có thể giúp họ đưa ra những ý tưởng mới mẻ, sáng tạo, hoặc nó có thể làm họ phân tâm với sự khó chịu và ngột ngạt của nó. Nếu bạn muốn khách hàng của mình nhớ đến người cũ hơn là người thứ hai trong cuộc họp tiếp theo của bạn, đây là những cách để truyền đạt tính cách và tính chuyên nghiệp vào bất kỳ khu vực hội nghị nào.

1. Xem xét nhu cầu của khách hàng của bạn

Tất nhiên, bạn muốn khách hàng được thoải mái nhất có thể. Bạn muốn họ có đủ khuỷu tay, cũng như không gian để đứng dậy và đi bộ xung quanh. Đồng thời, bạn cũng muốn có một thiết kế phòng họp đủ nhỏ để cho mọi người biết họ an toàn trong một nhóm.


Vì vậy, có được những con số xuống đầu tiên. Ước tính số lượng người sẽ xuất hiện trong Ngày họp. Đo kích thước của phòng và đầu tư vào một bảng tương ứng với kích thước của căn phòng . Yêu cầu khách hàng của bạn ngồi trong ghế văn phòng được thiết kế tiện dụng, có thể điều chỉnh và giá cả phải chăng .

2. Chọn một cấu hình bảng

Có rất nhiều kiểu dáng chỗ ngồi bạn có thể lựa chọn . Ví dụ, kiểu U cho phép mọi người tương tác với người nói và ngược lại, trong khi phong cách nhà hát / lớp học có thể chứa nhiều người hơn. Hãy chắc chắn để kiểm tra những ưu và khuyết điểm của mỗi phong cách trước khi quyết định bố trí cuối cùng.

3. Chọn phòng bên phải

Lý tưởng nhất, phòng nên ở một nơi mà phiền nhiễu được giữ ở mức tối thiểu. Ví dụ, một không gian gần văn phòng của Giám đốc điều hành sẽ là tuyệt vời, nhưng không phải là một không gian gần sảnh chính hoặc phải đối mặt với một công trường xây dựng. Tuy nhiên, nếu bạn phải làm với một khu vực bị phân tâm, hãy thuê một người chuyên nghiệp để cách âm phòng họp.

Ngoài ra, việc sử dụng màu tường bên phải có thể tạo ra sự khác biệt về mức độ hiệu quả của cuộc họp . Nếu bạn sơn phòng màu xanh, khách hàng của bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn và dễ chịu hơn. Nhưng nếu bạn vẽ màu đỏ, khách hàng có thể trở nên tranh luận hơn. Bất kể bạn chọn màu nào, nó sẽ gợi lên cảm xúc phù hợp với khán giả của bạn và phù hợp với thương hiệu và hình ảnh của công ty bạn.

4. Điều chỉnh ánh sáng

Có thể cho phép một chút ánh sáng tự nhiên từ bên ngoài. Chỉ cần chắc chắn rằng các cửa sổ được bao phủ bởi rèm và sắc thái, trong trường hợp ánh sáng chói trở nên mất tập trung - đặc biệt là nếu cuộc họp là vào giữa buổi chiều. Các cách khác để thực hiện công việc chiếu sáng bao gồm:

  • Tránh hoặc giảm thiểu ánh sáng trên cao.
  • Sử dụng bóng đèn không thải ra quá nhiều nhiệt.
  • Có màu tường bổ sung cho ánh sáng.
  • Nếu cuộc họp lớn, hãy sử dụng diode phát quang hữu cơ (OLED).



5. Chọn màn hình phù hợp

Màn hình là tiêu điểm của phòng họp, vì vậy hãy chọn nó một cách cẩn thận. Nó đủ lớn để mọi người trong phòng có thể nhìn thấy, nhưng đủ nhỏ để không bị áp đảo. Ngoài ra, nó phải được đặt ở khoảng cách phù hợp với đối tượng của bạn, mà bạn có thể tính toán thông qua ứng dụng AVDistanceCalc có sẵn cho iOS và Android.

Ngoài kích thước màn hình và khoảng cách, hãy xem xét loại màn hình máy chiếu phù hợp và vải . Hãy suy nghĩ về việc bạn sẽ có màn hình được gắn trên tường, trần hoặc giá ba chân và vải nào sẽ tốt nhất với màu sắc và tông màu của bản trình bày của bạn. Đừng quên xem xét các phụ kiện như cáp, điều khiển từ xa và loa gắn kết.

6. Cung cấp các tiện nghi

Như đã đề cập trước đó, khách của bạn nên thoải mái nhất có thể. Cung cấp cho họ một tủ lạnh trong tầm tay, vì vậy họ có thể thức dậy và uống bất cứ khi nào họ cần. Đầu tư vào bàn với tủ mini, nơi khách của bạn có thể cất đồ đạc của họ trong khi tham gia cuộc họp. Đặt một hoặc hai thùng ở góc phòng để khách có thể vứt rác đúng cách.

7. Giữ thiết kế phù hợp

Các phòng họp tốt nhất là những phòng thể hiện những gì công ty của bạn là tất cả về. Ví dụ: nếu công ty của bạn có một hình ảnh vui nhộn, vui tươi, bạn có thể lấy cảm hứng từ các mẫu thiết kế văn phòng kỳ quặc này sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng của bạn. Nhưng nếu công ty của bạn có nhiều loại trang nghiêm và đáng tin cậy hơn, phòng họp cũng nên phản ánh điều đó. Sáng tạo là tốt, nhưng tính xác thực thậm chí còn tốt hơn.

8. Thực hiện kiểm tra trước cuộc họp

Khi nói đến các sự kiện quan trọng như các cuộc họp, việc chuẩn bị là rất quan trọng. Không chỉ nó sẽ giúp bạn bình tĩnh trước những ngày đầu của ngày trọng đại, mà nó còn giúp bạn nắm bắt bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào trước khi chúng leo thang.

Lên lịch cuộc họp mô phỏng ít nhất một ngày trước cuộc họp thực tế. Yêu cầu các đồng nghiệp giả vờ là "khách hàng" của bạn, sau đó cung cấp bản trình bày của bạn như bạn ở phía trước khách hàng và yêu cầu họ cung cấp phản hồi. Họ có thể cung cấp cho bạn các gợi ý về cách trình bày, cho dù bản trình bày dễ dàng trên mắt hay không, cho dù phòng có thuận lợi cho cuộc họp như bạn muốn, v.v.



Nhận xét

Đăng nhận xét