Cách hoàn thành tốt công việc trong văn phòng mở

Trong thập kỷ qua, không gian văn phòng mở đã trở nên phổ biến. Gần  70%  người Mỹ đã làm việc trong môi trường này trước đây, nhưng nếu bạn hỏi bất cứ ai, thường có 2 trường phái đối lập nhau " yêu/ ghét". Các văn phòng mở cho phép cộng tác liên tục, nhưng nó có chi phí. Nghiên cứu cho thấy rằng đối với các nhiệm vụ vất vả, các văn phòng mở sẽ cản trở năng suất . Tuy nhiên, vì nhiều người trong chúng ta vẫn hoạt động trong các văn phòng mở, câu hỏi vẫn còn là: làm thế nào bạn có thể giúp nhóm của bạn tận dụng tối đa lợi ích hợp tác mà không vướn phải bất kỳ tác dụng phụ tiêu cực từ không gian mở?

>>Xem thêm: https://chuyennoithatsaigon.blogspot.com/2018/07/cach-chuan-bi-cho-mot-van-phong-phu-hop.html

Làm thế nào để một văn phòng mở ảnh hưởng đến năng suất?

Nó không nhất thiết phải là tiếng ồn trắng từ bàn phím khai thác, máy photocopy chạy, và điện thoại rung gây mất tập trung. Tại không gian mở thay vì những tiếng ồn công học thì nói chuyện văn phòng mở gây tổn hại nhất. Lời nói vô cùng mất tập trung bởi vì nó được diễn giải trong bộ nhớ làm việc của bộ não. Nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung bị cản trở cao bởi cuộc trò chuyện không liên quan. Bộ não con người chỉ có thể chú ý đến 1,6 cuộc hội thoại cùng một lúc. Nếu có tiếng ồn xung quanh, tâm trí sẽ đi lang thang đến một cuộc trò chuyện gần đó, sẽ không có nhiều sức mạnh trí tuệ để tập trung làm việc. Tiếng ồn của tiếng nói gây giảm 66% năng suất trong các không gian làm việc mở so với các văn phòng được chia cắt.

Thay đổi cách quan sát nhóm 

Mọi người có thể cảm thấy có nghĩa vụ phải sẵn sàng cho các đồng đội khác của họ mọi lúc, nhưng điều đó không thực tế. Không đủ ranh giới trong hầu hết các văn phòng mở. Tai nghe đã trở thành cách duy nhất để giao tiếp “Xin Chúa cho phép tôi làm việc trên dự án của riêng tôi ngay bây giờ!” Trong khi tai nghe làm việc để tạo ra những rào cản, đôi khi chúng hoạt động quá tốt và có thể gây ra những bất đồng. Có một sự cân bằng lành mạnh giữa sự cô lập của tai nghe và gián đoạn liên tục, và nó bắt đầu với việc thay đổi cách nhóm của bạn nghĩ về giao tiếp. 

Cung cấp cho Hot Desking một Shot

Nếu bạn đang có một không gian làm việc mở, hãy cho nhân viên của bạn linh hoạt tối đa để hoàn thành công việc của họ. Thay vì nhấn mạnh rằng tất cả mọi người bị ràng buộc với một bàn của họ, hãy thử bàn làm việc nóng. Thiết lập nhiều không gian làm việc mà mọi người có thể sử dụng. Nên có một số bàn làm việc, không gian làm việc mở, phòng hội nghị, phòng chờ và phòng gọi. Cho phép mọi người di chuyển xung quanh các không gian cho phép họ tập trung lặng lẽ hoặc di chuyển đến các không gian giúp tạo thuận lợi cho cuộc trò chuyện và tương tác.

Tạo không gian yên tĩnh

Mặc dù hầu hết trong ngày phù hợp cho văn phòng mở, mọi người cần thay đổi cảnh quan khi giải quyết các công việc phức tạp. Cần có một không gian yên tĩnh để giải quyết vấn đề và sáng tạo. Một số công ty đã đặt lại các phòng hội nghị lớn như một 'thư viện' hoặc không gian yên tĩnh. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể sử dụng những phòng này khi họ cần ra khỏi không gian làm việc chung hỗn loạn.

Tạo văn hóa cân bằng

Không gian làm việc mở có thể là sự đổi mới hợp tác và thúc đẩy cho nhiều công ty. Cuối cùng, điều quan trọng là cung cấp cho mọi người lựa chọn. Họ cần phải có khả năng vô tội để tránh xa tiếng ồn. Tạo một nền văn hóa nơi đây là tiêu chuẩn và nhóm của bạn sẽ phát triển.

Trên hết những mẹo được đề cập như trên thì còn rất nhiều người vẫn không thể thích nghi được với không gian làm việc mở chính vì vậy bạn có thể tham khảo bài viết Tạo văn phòng làm việc cho cả người hướng nội và hướng ngoại để đáp ứng đầy đủ những nhu cầu cần thiết cho nhân viên.